I consulenti, gli agenti, i manager e molte altre figure professionali si ritrovano spesso a dover effettuare trasferte e viaggi di lavoro per portare a termine le proprie attività di routine. Questo scenario comporta costi che l’azienda deve sostenere in anticipo oppure in fase di rendicontazione. Per far sì che il rimborso di quanto speso venga gestito in maniera puntuale, il collaboratore deve far pervenire all’ufficio amministrativo tutti i documenti necessari, innescando un processo di controllo a volte difficoltoso e spesso dispendioso. La tecnologia anche in questo caso ci viene in soccorso. Scopriamo insieme di cosa si tratta.
Le figure professionali sempre in viaggio
La trasferta è una consuetudine per molte figure professionali. Nella maggior parte dei casi lo scopo della trasferta è quello di portare valore ed un servizio di qualità al cliente direttamente presso la sua sede. Ciò incrementa non solo la sua fiducia ma anche la sua opinione positiva nei confronti dell’azienda e pone le basi per una collaborazione solida e prolungata nel tempo. L’importanza di questa attività sia in fase di sviluppo commerciale che di post-vendita è quindi palese, ma comporta comunque dei costi che l’azienda deve tenere in considerazione.
Chi di lavoro fa l’account manager, il formatore, il consulente ha ben chiaro quanto sia importante l’attività svolta fuori dalle mura aziendali. Che sia per vendere un determinato prodotto, per fare formazione in relazione a tematiche specifiche o per fornire un servizio su misura ai propri clienti, tutte queste figure si trovano ad affrontare periodicamente spese di trasferta legate alla propria attività professionale tra cui:
Spese legate agli spostamenti con mezzi pubblici o privati (biglietti aerei, biglietti del treno, rimborsi kilometrici ecc);- Spese di vitto e alloggio (pasti, pernottamento in albergo ecc);
- Spese legate all’attività da svolgere (acquisto di materiali ecc);
Il problema maggiore che questi professionisti incontrano sul proprio cammino è la gestione di tali spese in maniera puntuale con il rischio di perdere letteralmente per strada scontrini e giustificativi.
L’archiviazione dei documenti
Il professionista ha la necessità di raccogliere, durante ogni singolo viaggio di lavoro, tutti i documenti cartacei relativi alle spese sostenute. Solo tramite un’accurata attività di archiviazione di scontrini e documenti specifici potrà vedersi rimborsare i rispettivi importi. Questa tuttavia risulta essere una soluzione piuttosto inefficace in quanto porta con sé diverse difficoltà e problematiche:
- Possibile smarrimento dei documenti;
- Possibile illeggibilità delle fatture e degli scontrini, dovuta anche alla conservazione prolungata in uno stesso luogo (porta documenti, portafoglio ecc);
- Consegna dei documenti cartacei all’ufficio amministrativo con notevole ritardo;
Per evitare che la gestione del cartaceo divenga un problema serio per chi fa della trasferta il proprio ambiente lavorativo per eccellenza, sono nate delle soluzioni tecnologiche all’avanguardia. Una tra tutte è l’app nota spese, un’applicazione per smartphone che permette al dipendente di digitalizzare in modo rapido e strutturato il cartaceo e ottimizzare la preparazione delle proprie note spese in tempo reale tramite il proprio dispositivo mobile.
Perché è efficace l’app nota spese?
I motivi per cui questo tipo di modulo risulti efficace nella vita di collaboratore sono diversi, ma il principale è senza dubbio l’immediatezza. Tramite la soluzione “YouWorkForce - Nota Spese” è possibile velocizzare tutti i processi di raccolta e archiviazione di scontrini e documenti fiscali, nonché l’invio all’ufficio amministrativo in real-time. Niente più documenti cartacei sparsi per l’auto o infilati prepotentemente nel portafoglio: con l’app nota spese tutto si risolve in maniera veloce e senza disagi.
Come prima cosa, la ricevuta cartacea viene fotografata e inviata direttamente ad una piattaforma dove gli operatori amministrativi (tramite un semplice accesso via browser – Internet Explorer, Chrome Firefox, …) verificheranno l’idoneità del documento. L’applicazione infatti è in grado di assegnare la ricevuta al dipendente specifico, favorendo così una gestione più precisa delle varie note spese. Nel caso si verifichino problemi con le note spese ricevute, l’addetto alla contabilità potrà richiedere informazioni inserendo annotazioni e rimandando al professionista la nota spese per modifiche. Il collaboratore potrà apportare le correzioni direttamente da device oppure collegandosi via web alla piattaforma. Inoltre, nel caso l’azienda usufruisca di un gestionale specifico, l’app nota spese di YouWorkForce può essere sincronizzata con esso incrementando ancora di più l’efficienza di tutto l’iter burocratico relativo ai rimborsi.
Se vuoi scoprire come questa soluzione può rivoluzionare il processo di gestione delle spese dei tuoi dipendenti, contatta uno dei nostri consulenti o richiedi una demo gratuita. Nota Spese è una soluzione integrata in YouWorkForce ma anche ready-to-use: si adatta facilmente ad ogni esigenza specifica!
