L’efficienza all’interno di un’azienda può avere molte facce. Può essere rappresentata dalla particolare caparbietà dei suoi collaboratori e dalle loro competenze. Può fare capo ad un ecosistema produttivo dotato di sistemi all’avanguardia. Oppure, come succede nella maggior parte dei casi, è il risultato di un sistema di lavoro organizzato e fluido. Per far sì che gli operatori siano in grado di portare a termine le proprie mansioni nel migliore dei modi, vi è bisogno di comunicazione e interazione continua. Ma come fare a garantire un processo lavorativo così scorrevole e “connesso”? Cerchiamo di spiegarlo in questo articolo, analizzando contesti di lavoro diversi, nei quali l’organizzazione è una caratteristica chiave per fornire un servizio di qualità.
Organizzare persone, asset tecnologici e strumenti del mestiere con il solo scopo di portare a termine una determinata mansione non è mai stata un’operazione semplice. Gli intoppi e le incomprensioni sono da sempre incognite pronte a palesarsi nei momenti peggiori. Spesso queste situazioni di confusione si verificano a causa dello scarso dialogo tra i veri membri del team o perché le informazioni vengono trasmesse in maniera superficiale e poco dettagliata o ancor di più in maniera “antiquata”. Si pensi alla mole di informazioni scambiate su carta.
Prendiamo come esempio il settore dei servizi alle aziende, in particolare soffermiamoci sulle attività che ruotano intorno alle vending machines. Questi macchinari sono ormai presenti in tutti gli uffici e in tutte le aziende produttive, e simboleggiano il momento della “pausa”. Le società che offrono questo servizio hanno come necessità primaria quella di essere sempre aggiornate sull’andamento dei propri dispositivi posizionati presso i Clienti. Non conoscere infatti l’effettiva efficienza dei distributori può portare da un lato, un certo malcontento nell’azienda cliente per l’assenza di “ricarica” puntuale, dall’altro spreco di tempo da parte dell’operatore nel caso la “ricarica” delle bevande e dei beni alimentari non dovesse essere necessaria.
Altri problemi sorgono in contesti legati ad esempio alla manutenzione di macchinari o dispositivi tecnologici. La burocrazia ed il “cartaceo” rappresentano anche in questo caso il vero tallone d’Achille di queste attività. Soffermiamoci a titolo esemplificativo sul tema dell’organizzazione delle manutenzioni negli uffici postali. Nel caso di un problema ad un asset tecnologico come una stampante, un access point o un ruouter, dalla richiesta d’intervento all’intervento effettivo possono passere giorni, se non settimane. Questo perché non è sempre possibile avere a portata di mano una reportistica precisa che indichi il modello e la tipologia dell’oggetto coinvolto. La manutenzione procede su più fasi, con una prima uscita di controllo e tentativo di riparazione. In caso di esito negativo si procede prendendo nota dei numeri di serie, dei modelli, degli accessori, in modo da innescare una richiesta di sostituzione dell’asset che prevede un’approvazione ed una fornitura del bene. L’attività si conclude con la sostituzione ed il nuovo collaudo.
Per ovviare a problemi come quelli descritti nei due esempi precedenti è fondamentale dotare le squadre di lavoro di dispositivi specifici in grado di avvertirli, in tempo reale, del problema da risolvere. Proprio come YouWorkForce, l’applicativo in grado di coordinare i gruppi di lavoro in maniera semplice e veloce. Si pensi solamente alla possibilità di ricevere una notifica sul proprio smartphone sulla situazione di un distributore, completa di istruzioni e posizione della macchina da ricaricare: l’efficienza relativa all’intervento aumenterebbe di moltissimo.
Nel secondo caso l’operatore riceverebbe sul proprio dispositivo aziendale la richiesta d’intervento con le specifiche tecniche dell’apparecchio da riparare, fornite tramite una piattaforma di asset management che si occupa di catalogare non solo le caratteristiche dei vari oggetti ma anche la loro collocazione presso un ufficio postale e la disponibilità di ricambi presso un magazzino. Il tutto accompagnato da note relative agli strumenti da utilizzare per l’intervento e da quelli di consumo (se necessari) in modo da non dimenticare nulla di indispensabile. Una volta terminata l’operazione di riparazione o sostituzione, l’operatore potrà anche “chiudere” il collaudo con un semplice tap del dito andando ad aggiornare in real time tutto il sistema. Nulla viene lasciato al caso.
Un altro tema bistrattato nelle aziende è quello della comunicazione. Spesso si pensa che la comunicazione tra membri dello stesso team di lavoro stia nel mettere a conoscenza il collega della prossima attività che si andrà a svolgere. Dopodiché, ognuno per la propria strada e alla propria mansione. Il problema sorge quando, a causa di uno scarso dialogo e organizzazione tra le parti, le consegne non vengono rispettate e le aspettative dei clienti non vengono soddisfatte.
In contesti come gli aeroporti, dove il tempo la fa da padrone, coordinare i gruppi di lavoro in maniera efficace è fondamentale. Senza una comunicazione puntuale e immediata non è però possibile. Focalizziamoci ad esempio sulle squadre di lavoro che devono allinearsi in tempo reale per gestire il processo di carico e scarico dei bagagli, il rifornimento degli aeromobili, le operazioni di trasporto dei passeggeri e l’onboarding. Tutti questi processi devono essere svolti nei tempi previsti, in modo da garantire un servizio preciso ed evitare ritardi nei voli.
In questo caso YouWorkForce, con l’integrazione di YouTalkie, è in grado di fornire tutta la connessione che il gruppo di lavoro necessita. Grazie alla tecnologia push-to-talk (walkie-talkie su smartphone) e alla possibilità di gestire messaggi vocali con archiviazione e riascolto degli stessi, nonché task specifiche direttamente sul proprio smartphone aziendale, usufruendo anche di una chat professionale ed altri moduli, ogni manager e/o operatore è in grado di mettersi in contatto con i colleghi di altri reparti per comunicare anomalie nello stato di avanzamento della propria attività. Un’interconnessione puntuale ed efficace che permette di evitare inghippi e rallentamenti nella quotidiana attività lavorativa. La differenza si percepisce in maniera effettiva tramite la customer satisfaction.
Le soluzioni proposte in questo articolo sono tutte studiate per migliorare il flusso delle attività dei gruppi di lavoro, ma non solo. Per conoscere a fondo il funzionamento e le varie funzionalità di YouWorkForce, compresa l’integrazione YouTalkie, contattaci. I nostri esperti sono a completa disposizione per fornirti le risposte che cerchi e se vuoi, anche la demo della soluzione più adatta al tuo settore di inserimento.