Da quando il garante della privacy ha detto “sì” alle applicazioni per la timbratura geolocalizzata, le aziende hanno colto l’occasione per innovare i propri processi gestionali e ottimizzare le attività dei propri lavoratori. Con l’avvento di applicazioni sviluppate appositamente per questo ruolo molte aziende hanno visto miglioramenti sia a livello di gestione delle attività e degli interventi, ma hanno visto anche una sensibile riduzione dei costi operativi spesso derivati da un sistema di timbratura “analogico” standard. Vediamo nel dettaglio cosa ha comportato l’era della timbratura “digitale” e geolocalizzata e perché l’applicazione per smartphone è stata accolta così favorevolmente dagli imprenditori.
Rilevazione presenze
Da sempre le aziende strutturate, ma anche quelle di più piccole dimensioni, si affidano a sistemi di rilevazione presenze ben precisi: i timbratori meccanici, i lettori di badge magnetici di prossimità e i classici fogli elettronici compilabili. Da qualche tempo però è subentrato un altro metodo di rilevazione presenze più efficiente e meno dispendioso a livello di tempo e di denaro: la cosiddetta “app per timbrare” il cartellino.
La rivoluzione attuatasi grazie al benestare del garante della privacy nel 2016 (Provvedimento 8 settembre 2016, n.350) ha dato il via ad un vero e proprio rinnovamento nella gestione delle presenze sul lavoro, una rivoluzione che ha come capisaldi la semplicità, la velocità e l’organizzazione. Prima dell’avvento di questa nuova tecnologia per segnalare l’inizio dell’attività lavorativa la maggior parte dei lavoratori doveva recarsi sul luogo di lavoro: timbrare il cartellino attraverso l’apposito macchinario, passare il badge sul lettore oppure segnare il proprio monte ore su di un foglio elettronico. Quali i maggiori problemi di questi sistemi?
Difficoltà nel gestire le trasferte dei dipendenti e di certificare l’inizio e la fine dell’attività lavorativa fuori sede.- Passaggio obbligatorio dalla sede centrale per la timbratura del cartellino, anche in caso di lavoro prolungato fuori zona.
- Possibili dimenticanze e inaccuratezza da parte del dipendente nella gestione del proprio registro presenze con conseguente dispendio di tempo da parte del responsabile per la revisione della rendicontazione.
Tutte queste problematiche vengono risolte facilmente con un sistema di timbratura geolocalizzata, in poche parole con un’applicazione utilizzabile da smartphone che permette all’utente di certificare l’inizio e la fine della propria attività lavorativa in qualunque luogo egli sia chiamato ad operare. I vantaggi nell'uso di questo tipo di sistema sono numerosi e sono applicabili a qualsiasi ambito lavorativo. L’efficienza e l’organizzazione, come abbiamo visto, sono il motore di un’azienda e contribuiscono a farla crescere e a permetterle di fornire beni e servizi di qualità ai propri clienti.
L’app per timbrare il cartellino: come funziona e quali vantaggi apporta?
Il primo passo verso una gestione delle presenze semplificata è l’installazione della specifica applicazione sullo smartphone del dipendente che fungerà da timbratore digitale.
Ma entriamo nel dettaglio prendendo ad esempio YouWorkForce, sistema modulare che comprende tra le altre cose anche la funzionalità di timbratura geolocalizzata. YouWorkForce è dotato di due elementi imprescindibili: l’applicazione per il dispositivo mobile e la piattaforma web (Centrale Operativa) per la gestione e l’aggiornamento in real-time delle attività. Una volta installata l’applicazione, l’operatore può utilizzare la funzione di timbratura in mobilità e “timbrare il cartellino virtuale” con un semplice tap del dito anche fuori sede. È sufficiente entrare nella sezione apposita e confermare l’inizio, la fine del turno oppure la pausa.
I vantaggi di un sistema come questo sono da ritrovarsi nella facilità di registrazione e nell'ottimizzazione delle attività lavorative. Si prenda come esempio il professionista che lavora presso un’azienda di telecomunicazioni e che deve eseguire giornalmente un numero preciso di sopralluoghi, collaudi o installazioni: la timbratura geolocalizzata gli dà la possibilità di iniziare il proprio turno di lavoro in mobilità senza dover passare necessariamente per la sede centrale così come la gestione dell’intervallo. Lo stesso vale per le guardie giurate che operano all'interno di istituti vigilanza e che devono prestare servizio anche di notte.
E per quanto riguarda la privacy? L’applicazione di timbratura geolocalizzata è conforme alle normative in materia di privacy dettate dallo Stato italiano, dal garante della privacy e dalla normativa europea vigente (GDPR). Ad esempio, una volta terminato il turno di lavoro la funzione di geolocalizzazione si interrompe. Citiamo per correttezza la parte relativa alla normativa:
“…il lavoratore potrà decidere il momento in cui effettuare la timbratura selezionando il verso (inizio o termine dell’attività). Solo ed unicamente a questo punto la App richiederà allo smartphone le coordinate geografiche della posizione in cui si trova […] e le trasmetterà al sistema di raccolta delle timbrature […] unitamente al codice identificativo del lavoratore, al verso di timbratura e alla data e ora di effettuazione" (cfr. All. istanza cit.).”
Concludendo
Grazie a questo sistema i dipendenti e collaboratori sono in grado di certificare la propria attività in mobilità, riducendo i costi di gestione (risorse umane, amministrazione e finanza, …) e innalzando la qualità del servizio offerto.
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