Scopri i vantaggi di usare un'app per l'organizzazione del lavoro e per pianificare i turni dei dipendenti

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Da sempre la figura che meglio rappresenta l’azienda è il “meccanismo”: un grande agglomerato di ingranaggi che lavora per generare energia. Vogliamo adottare anche noi questa metafora per esprimere sensorialmente l’idea di organizzazione e di sincronia nel mondo del lavoro. Per raggiungere qualsiasi obiettivo di crescita e per soddisfare in maniera puntuale il proprio cliente ideale, l’azienda ha bisogno di organizzare la propria forza lavoro e di rendere le mansioni più semplici e veloci. Come? In questo articolo cerchiamo di delineare alcune soluzioni specifiche applicabili in due settori diversi.

L’organizzazione

A prescindere dalla tipologia di settore di mercato, di mansione o di prodotto/servizio offerto, l’organizzazione è ciò che serve all’azienda per essere davvero efficace ed efficiente. Lo dice il termine stesso, l’organizzazione è:

“Attività intesa a organizzare, cioè a costituire in forma sistematica un complesso di organi o di elementi coordinandoli fra loro in rapporto di mutua dipendenza in vista di un fine determinato.” (Fonte, Vocabolario Treccani).

Seppur non tutte le attività lavorative siano uguali, la base per il loro successo si ritrova nel il coordinamento puntuale tra i vari attori al loro interno. Operatori, reparti, sede centrale, asset tecnologici, materiali sono solo alcuni degli elementi/attori che si trovano all’interno dell’azienda e che hanno bisogno di coordinazione e monitoraggio.

Ma quali sono gli elementi che portano valore all’azienda e permettono di conseguire risultati ottimali con un minor spreco di risorse, budget e tempo?

  • YouCo-dotOrganizzazione del lavoro: incrementa la produttività degli operatori, migliora le loro performance e diminuisce il livello di stress dato dalla poca organizzazione interna.
  • YouCo-dotEvoluzione digitale: fornisce a operatori e sede centrale strumenti all’avanguardia per lavorare al meglio, senza rallentamenti o problemi legati all’aspetto tecnologico dell’azienda. Inoltre, questo tema comprende anche la componente di presenza online (digital), fondamentale al giorno d’oggi per ogni tipo di azienda.
  • YouCo-dotComunicazione: è uno degli aspetti imprescindibili per la maggior parte delle attività lavorative che hanno bisogno di riscontri veloci e puntuali, come per esempio nei settori di pubblica vigilanza o dei trasporti.
  • YouCo-dotGestione del personale in mobilità: la burocrazia spesso è nemica dell’efficienza, quindi anche la timbratura fisica sul posto di lavoro può essere uno svantaggio per l’azienda che eroga servizi outdoor. Sistemi come la timbratura geolocalizzata e la condivisione dell’agenda giornaliera su smartphone hanno rivoluzionato il modo di lavorare degli operatori, portando maggiore puntualità e qualità negli interventi e nelle attività lavorative in generale.
  • YouCo-dotSicurezza sul lavoro: è un elemento fondante che permette al lavoratore di svolgere in tutta tranquillità le proprie mansioni in quanto protetto dall’azienda con moderni sistemi di sicurezza. Distensione e tranquillità producono attività operative migliori.

Ma entriamo nel merito del primo punto e vediamo come l’organizzazione sul lavoro si presenta in due diversi ambiti lavorativi: quello della pubblica sicurezza e quello dell’hospitality.

Settore della vigilanza

A tutti è capitato almeno una volta di intravedere vetture colorate appartenenti a qualche istituto di vigilanza intente a girovagare attorno a zone industriali o negozi. Questo “girovagare” altro non è che un’attività di pattugliamento programmata o richiesta in urgenza e che fa normalmente parte delle mansioni di una guardia giurata. L’attività di controllo e di pattugliamento avviene a qualunque ora del giorno e della notte.

Per rendere questa attività sicura dal punto di vista personale, ma anche efficiente dal punto di vista del cliente dell’istituto è fondamentale prevedere un sistema di coordinamento tra operatori e sede centrale. Tenendo traccia delle attività da svolgere direttamente sul proprio smartphone aziendale, la guardia giurata riesce ad avere la giornata pianificata in maniera precisa. Allo stesso tempo dagli uffici gli addetti al back-office possono informare le guardie sulle varie urgenze in entrata e riaggiornare in tempo reale la loro agenda, proprio a causa della necessità di intervenire in velocità in un determinato luogo.

Il quadro complessivo delle attività svolte e da svolgere durante la giornata è visibile dalla sede centrale, che può mettersi in contatto con le guardie e informarsi sulla situazione specifica di ogni cliente. Una soluzione come questa è rappresentata da YouWorkForce e, più precisamente, da uno dei suoi moduli: il modulo “Agenda”.

Settore Hospitality

Un settore molto diverso da quello della vigilanza è il settore dell’hospitality. L’organizzazione in questo caso è una componente estremamente importante in quanto oltre agli attori classici di un’impresa come operatori, capi reparto, asset tecnologici e così via, all’intero delle strutture ricettive si muovono giornalmente anche i clienti.

Per fornire servizi di altissimo livello l’azienda ricettiva deve essere in grado di organizzare il lavoro dei vari attori in maniera precisa. Per questo motivo è indispensabile munirsi di strumenti di gestione all’avanguardia che permettano agli operatori di restare sempre connessi, di comunicare velocemente e di avere sempre sotto controllo i task giornalieri, nonché quelli più urgenti.

YouCo ha sviluppato una versione su misura per il mondo dell’hospitality e più in generale anche per tutte le tematiche legate ai servizi di “facilities management”:

  • YouCo-dotInterconnessione tra addetti ai piani e reception.
  • YouCo-dotMigliore comunicazione tra i vari attori presenti nella struttura (addetti alle pulizie, giardinieri, manutentori ecc) e la reception.
  • YouCo-dotGestione magazzino e prodotti per l’igiene e la pulizia.
  • YouCo-dotGestione turni di lavoro e orari degli interventi.
  • YouCo-dotTimbratura elettronica.
  • YouCo-dotOrganizzazione delle attività normali, di quelle “VIP” e delle urgenze in maniera puntuale.

Tutti questi punti sono stati implementati e resi effettivi grazie alla soluzione tecnologica sviluppata su misura, partendo dal framework YouWorkForce e andando nel profondo della realtà del cliente. Oltre a questi punti, il sistema offre la possibilità di creare workflow in grado di automatizzare determinati iter lavorativi, velocizzando sia gli interventi che le risposte dei vari collaboratori ai task.

Un esempio di funzionalità sviluppata appositamente per questo settore? La soluzione per il “check-in” dei visitatori. Questo particolare modulo è pensato per ottimizzare la gestione della clientela, rendendo più semplice e veloce la registrazione dei visitatori all’interno della struttura. La soluzione si compone di applicazione per tablet (Android e/o iOS) caratterizzata da un form di registrazione compilabile direttamente dal cliente. In questo modo si evitano incomprensioni e si velocizza l’iter di registrazione, migliorando anche la percezione del cliente nei confronti della struttura ricettiva in quanto “al passo con i tempi”.

In conclusione

L’organizzazione delle attività è fondamentale per fornire un servizio ed un prodotto sempre di alta qualità alla propria clientela. Allo stesso tempo l’azienda va a spendere molto meno, in quando diminuisce il fattore “perdita di tempo” dato dalla difficoltà di comunicazione e di gestione puntuale dei task.

Una soluzione YouWorkForce modellata sulle specifiche esigenze della tua azienda è in grado di portare un grande valore, sia in termini di crescita che di risparmio. Per questo ci offriamo di fornirti tutte le informazioni che necessiti, e anche una demo gratuita per conoscere il prodotto fino in fondo. Richiedi una consulenza gratuita oppure contattaci per saperne di più.

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