Software gestione aziendale: scopri quale serve davvero alla tua società

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Ogni azienda, da quella di piccole dimensioni alla più strutturata, ha la necessità di automatizzare determinati processi e di rendere maggiormente fluido l’iter gestionale di task e attività. Questa necessità si manifesta in maniera massiccia anche in strutture di grandi dimensioni, con un numero di dipendenti molto elevato e con sedi distaccate in diverse zone del Paese e all’estero. Le attività e i processi che le aziende sono chiamate a gestire sono moltissimi e questo porta a incomprensioni, difficoltà comunicative ed errori. Per evitare questo tipo di problemi e per rendere più efficienti le attività, le aziende si affidano a strumenti tecnologici in grado di digitalizzare e automatizzare iter burocratici e task. In questo articolo portiamo esempi e soluzioni proprio in relazione a queste dinamiche.

L’azienda

Gestire le risorse e gli asset di un’azienda è un’attività costellata di incognite poiché tantissimi attori si confrontano giornalmente su più task differenti.

Negli anni sono stati sviluppati sistemi di gestione delle attività sempre più intuitivi, fino ad arrivare ai moderni software di gestione aziendale in grado di organizzare la vita nell’azienda in quasi ogni suo aspetto. Dal coordinamento dei gruppi di lavoro alla gestione del ciclo di vita del parco dispositivi, un sistema di asset management ha come scopo quello di rendere più fluidi i processi, con conseguente aumento delle performance e risparmio di tempo e denaro da parte dell’azienda. Ecco perché utilizzare software di questo tipo è fondamentale per qualsiasi tipo di impresa: i benefici che apporta sono notevoli.

Costruire i “workflow”

Vi sono moltissime attività che nonostante l’apparente semplicità finiscono per rubare tempo prezioso al personale, distraendolo dai task davvero importanti. Queste attività, cosiddette di routine, fanno parte della poco “stimata” burocrazia che da sempre attanaglia le imprese a tutti i livelli. La scarsità di organizzazione di un flusso di attività ben strutturato è un problema comune a molte aree e reparti differenti.

Per bypassare queste inefficienze sono stati sviluppati dei sistemi specifici in grado di gestire dei “workflow”, capaci di migliorare la gestione del lavoro. Le soluzioni che permettono di pianificare e di gestire i cosiddetti workflow sono dei veri e propri strumenti digitali che hanno come scopo la gestione digitale dei processi. Task e attività operative vengono prese in carico in maniera veloce, fluida e mirata.

I “workflow”: dalla teoria alla pratica

Scenario Risorse Umane / HR

Coordinare e organizzare le attività di terzi è un compito affidato a determinate figure all’interno dell’azienda. Queste, manager o responsabili di reparto, hanno la necessità di rendere ogni attività il più efficiente possibile, così da evitare loro un carico troppo elevato di lavoro e il palesarsi di problematiche e errori “umani”.

Prendiamo il caso di un responsabile delle risorse umane (HR) il quale deve gestire ad esempio l’assegnazione di strumenti e/o nuovi dispositivi mobili a dipendenti e collaboratori. All’interno di grandi aziende questa operazione può divenire piuttosto complicata da gestire. Per questo, attraverso un accurato sistema di workflow come YouWorkForce, tutto può essere gestito in maniera digitale e soprattutto automatizzata. I passaggi sono rapidi e semplici:

  • YouCo-dotL’HR comunica al dipendente le credenziali per accedere tramite un browser ad un portale dal quale potrà scegliere la tipologia di dispositivo/attrezzatura necessaria per la sua attività lavorativa (smartphone, laptop, badge, SIM, auto, biglietti da visita, ecc).
  • YouCo-dotIl dipendente effettua la scelta in maniera veloce e sicura.
  • YouCo-dotLa scelta del dipendente viene riportata all’HR e al proprio Manager attraverso il sistema di workflow creato.
  • YouCo-dotL’HR Manager, se non riscontra incongruenze, approva la scelta del dipendente basandosi principalmente sulla verifica del ruolo da esso ricoperto e sugli asset a lui indispensabili per svolgerlo al meglio.
  • YouCo-dotLo step successivo prevede, ad esempio, la generazione in maniera automatizzata di una richiesta di acquisto degli asset che verrà svolta dall’ Ufficio Acquisti. Oppure l’ingaggio dell’area IT per la presa da magazzino degli articoli, la configurazione e la spedizione/consegna.
  • YouCo-dotIl dipendente una volta ricevuto il tutto potrà chiudere il giro, confermando digitalmente l’avvenuta assegnazione. In un secondo momento, tramite dei workflow preimpostati potrà aprire richieste di supporto (guasto HW, richiesta SW, upgrade SIM, …)

YouWorkForce è esattamente questo: un sistema che permette di ottimizzare e migliorare i processi di lavoro all’interno delle aziende. Non è un prodotto preconfezionato, ma è creato per fondersi con la realtà aziendale nella quale deve operare. In base ai bisogni manifestati dall’azienda può essere customizzato: solo così è possibile raggiungere l’obiettivo di efficientamento e ottimizzazione prefissato.

Scenario Procurement / Ufficio Acquisti

Partiamo da un contesto multinazionale. Gli attori coinvolti sono il Procurement Manager centrale che opera dall’Italia e i Purchasing Manager da esso coordinati e dislocati nei vari branch offices. L’esigenza è quella di rendere autonome queste figure nell’acquisto in loco (con prezzi e valuta locale) di device ed asset, definendo un centro di costo “locale”. In tutto questo scenario è però richiesta un’approvazione a più passi da parte del Procurement centrale. Come risolvere questa esigenza?

YouWorkForce permette di accedere ad un portale B2B, sviluppato per aiutare il Cliente nella pianificazione di acquisti e/o nella locazione operativa di device, accessori, servizi a corredo e SIM, multi countries. Tramite ruoli e utenze con funzionalità specifiche è possibile monitorare e gestire non solo l’approvvigionamento ma anche la delivery e l’intero ciclo di vita dell’asset, coinvolgendo sia le aree di “acquisti” che quelle “IT”.

Tramite dei workflow, è possibile standardizzare e centralizzare le procedure di pre-acquisto e/o di noleggio operativo (erogato da terzi) di asset, organizzati per le varie sedi. YouWorkForce permette al Global Procurement Manager di avere una previsione della spesa verticalizzata per ogni countries e/o sede; comprende un modulo di asset management che permette di gestire il ciclo di vita dell’asset (assegnazione, sostituzione, riparazione, gestione servizio garanzia, dismissione, ecc…); permette di definire un catalogo prodotti su base country con doppia valuta e con un canone preimpostato

I vantaggi?

  • YouCo-dotI tempi di gestione e approvazione (centralizzata) dell’acquisto si riducono di circa il 50%
  • YouCo-dotIl ROI e l’efficientamento delle attività sono già misurabili già nel primo anno di utilizzo

Per conoscere nel dettaglio cos’è YouWorkForce e come può diventare lo strumento per migliorare l’organizzazione del lavoro nella tua azienda, richiedi una consulenza. I nostri esperti risponderanno ad ogni tuo quesito.

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